Die Digitalisierung erleichtert uns Planung und Zeitmanagement – gleichzeitig müssen wir aufpassen, dass die digitale Welt uns nicht auffrisst. Rund um die Uhr können wir uns vernetzen, mit Informationen versorgen und mit Unterhaltungen berieseln lassen. Morgens geht der erste Gang zum Laptop: Mails beantworten, Social Media-Profile checken, schauen, was zu tun ist. Den ganzen Tag ploppen neue Nachrichten auf. Die Fülle an Input gerät zum totalen Overload. Konferenzen und Meetings finden digital statt. Der Tag beginnt mit dem Rechner und endet mit dem Rechner. Wenn wir nicht aufpassen, kommen Bewegung, Analoges und Pausen zu kurz. Es braucht einen reflektierten Umgang mit den Einladungen und Verführungen der digitalen Welt.
Gelungenes Zeitmanagement bedeutet, Tage und Leben nach den eigenen Prioritäten auszurichten. Und das bedeutet, sich immer wieder zu fragen: Was sind meine Prioritäten? Was ist mir wichtig – überhaupt, in nächster Zeit, heute? Wann bin ich zufrieden mit mir und dem, wie ich meine Zeit gestalte? Was muss ich tun, damit ich heute Abend zufrieden auf diesen Tag zurückblicke?
Gelungenes Zeitmanagement heißt, sich immer wieder Zeit zunehmen, um innezuhalten, zu prüfen, was ist dran, was davon ist wichtig, was ist dringend, was tue ich jetzt, was später, was gar nicht. Nur wenn wir unser Tun mit unseren Ideen von einem gelungenen Leben verbinden, leben wir wirklich unser eigenes Leben.
Gelungenes Zeitmanagement heißt daher auf keinen Fall, noch die letzte Minute zu verplanen, sondern mich zu fragen: Wann habe ich Zeit für Freund*innen und Familie? Wann ist Zeit für Sport und Bewegung? Habe ich genügend Pausen und Erholung? Was füllt mich aus und inspiriert mich? Welchen Stellenwert soll meine Arbeit haben? Wie kann ich die verschiedenen Bereiche meines Lebens so verzahnen, dass alles, was mir wichtig ist, Platz hat?
Wer sich weiter mit dem Thema beschäftigen will, dem sei der Klassiker der Zeitmanagement-Literatur empfohlen: „Wenn du es eilig hast, gehe langsam – Das neue Zeitmanagement in einer beschleunigten Welt“ von Lothar Seiwert. Und wer sich mit digitalen Tool beim Zeitmanagement unterstützen lassen möchte wird hier fündig:
Tomato-Timer: www.tomato-timer.com, www.tomatotimers.com
Der Tomato-Timer ist im Grunde eine Uhr, die 25 Minuten runterzählt – die 25 Minuten-Einheiten werden „Pomodori“ genannt. Der Erfinder der Pomodori, Francesco Cirillo, hatte – wie viele von uns – das Problem, dass er sich dabei ertappte, unliebsame Aufgaben vor sich herzuschieben. Innerlich baute er Berge und ging gar nicht erst ran an das, was zu tun war. Seine Idee: die Berge in kleine Arbeitseinheiten aufzuteilen, sprich: Er nahm sich vor, genau 25 Minuten an einer unliebsamen Aufgabe zu arbeiten – nicht mehr und nicht weniger. Zu diesem Zweck stellte er sich eine Eieruhr – und die hatte nunmal die Form einer Tomate, auf italienisch „Pomodoro“. Und so waren die Pomodori geboren. Die Idee der Pomodori besteht u.a. darin, dass kurze Pausen der Qualität der Arbeit zugutekommen. Nach 25 Minuten machen Sie 5 Minuten Pause. Spätestens nach 4 Pomodori sollten Sie eine längere Pause von 15 bis 20 Minuten machen.
Zenkit www.zenkit.com
Zenkit steht für eine Vielzahl von Programmen, die digitales Projektmanagement und das Verwalten der eigenen To-Do-Listen ermöglichen – alleine oder im Team. Zenkit To Do verwaltet Ihre To-do-Liste, ermöglicht Ihnen aber auch, sich über eine Chat-Funktion mit anderen auszutauschen.
Ausgangspunkt ist ein Kanban-Board, das es Ihnen erlaubt, eine Liste mit Aufgaben zu erstellen. Sobald Sie eine Aufgabe bearbeiten, können Sie sie in die nächste Spalte – In Bearbeitung – ziehen. Sobald sie erledigt ist, landet sie in der „Erledigt“-Spalte. Dies erlaubt Ihnen, auf einfache Weise den Überblick über Ihre Aufgaben zu behalten. Dabei können Sie auch eigene Phasen definieren und das Tool damit soch für sich so anpassen, wie Sie es brauchen. Statt eines Kanban-Boards können Sie Ihre Aufgaben auch als Liste, Mind Map oder Tabelle ordnen.
Sie können Zenkit kostenlos testen. Wollen Sie es alleine verwenden, bleiben alle Funktionen kostenlos. Teams zahlen 9 Euro pro Monat und Nutzer*in, größere Unternehmen 25 Euro pro Monat und Nutzer*in. Sehr große Unternehmen können individuell Preise verhandeln.
Trello www.trello.com
Trello hat ähnliche Funktionalitäten wie Zenkit. Sie kannst Boards für verschiedene Aufgaben- und Themengebiete einrichten. Auf diesen haben Sie nun wiederum die Möglichkeit, Listen anzulegen. Diese können Sie thematisch sortieren – oder Sie wählen, wie oben bei Zenkit beschrieben, das Schema eines Kanban-Boards: To do, Doing, Done. Trello ermöglicht es Ihnen, jeden einzelnen Eintrag mit einer Vielzahl von Zusatz-Informationen zu versehen, z.B. die Deadline für diese Aufgabe usw.
Microsoft To Do https://todo.microsoft.com/tasks/de-de
Microsoft To Do können Sie im Rahmen von Microsoft 365 nutzen. Es bietet Ihnen ähnliche Möglichkeiten, To Do-Listen anzulegen und zu ordnen.
Todoist https://todoist.com/de
Todoist hat ähnliche Funktionen, Sie können es für den Start kostenlos nutzen, alleine oder in einem kleinen Team.
Dieser Text stammt von:
Astrid Hochbahn
Coachin | Gründungs- und Unternehmensberaterin | Systemische Therapeutin | Autorin
Unterstützt, Menschen, Ideen und Unternehmen zum Leuchten zu bringen.
www.astrid-hochbahn.de
