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Von Headset bis Kleiderwahl: So gelingt der Einstieg in die Video-Kommunikation

Online-Kommunikation ist mehr als die Beschaffung von Kamera und Headset: Das neuartige Phänomen „Zoom-Fatigue“ (die durch die Teilnahme an Videokonferenzen ausgelöste Erschöpfung) zeigt deutlich, welche negativen Folgen lieblos ausgestattete Video-Arbeitsplätze haben. Damit Sie davon verschont bleibt, haben wir hier die wichtigsten Punkte für die optimale Gestaltung Ihres Video-Arbeitsplatzes zusammengestellt:

1. Audio

Zu den anstrengendsten Erfahrungen während einer Videokonferenz gehört es, wenn Details nicht deutlich verständlich sind oder wichtige Informationen immer wieder erfragt werden müssen. Neben einer unzureichenden Bandbreite (siehe Punkt 5) ist ungenügendes Audio-Equipment der häufigste Grund dafür: Viele Menschen sprechen lieber in das integrierte Mikrofon ihres Notebooks oder Smartphones als sich mit unbequemen Headsets und deren schlechtem Klang herumzuärgern.

Hochwertige Headsets oder Freisprecheinrichtungen hingegen sorgen nicht nur für eine exzellente Sprachqualität, sondern blenden auch störende Hintergrundgeräusche aus – und das sowohl am Schreibtisch als auch im Konferenzraum oder unterwegs. Sie unterdrücken Echo-Effekte, sorgen dafür, dass laute und leise Stimmen gleichermaßen zur Geltung kommen, und gleichen den Ton an die Verzögerung von Videosystemen an, damit Bild und Ton synchron wiedergegeben werden.

Das beste Headset nützt jedoch nichts, wenn es von den Nutzer*innen nicht akzeptiert wird: Wer täglich mehrere Stunden in Online-Meetings verbringt, weiß um die Bedeutung des individuellen Tragekomforts. Neben dem guten Sitz sind hier auch das Gewicht und die verwendeten Materialien entscheidend: Schweißdurchlässige Materialien wie Leder oder Naturfasern sind hier deutlich komfortabler als Kunstleder oder Gummi. Und wer einen besonderen Blick fürs Detail hat, achtet auf den Einsatz von Headsets mit Nackenbügeln für Menschen mit aufwendiger Frisur.

2. Video

Abhängig von persönlichen Vorlieben oder Unternehmensvorgaben denken Menschen bei dem Wort „Videokonferenz“ an Lösungen wie Zoom, Microsoft Teams, Skype for Business oder GoToMeeting. Damit diese Tools ihre maximale Wirkung entfalten können, benötigt es jedoch darauf abgestimmte Displays. Wer schon einmal per Smartphone an einer Videokonferenz mit 20 Personen teilgenommen hat, weiß die Vorteile eines Notebook-Monitors oder Konferenz-Bildschirms zu schätzen.

Welche Display-Lösung die richtige ist, hängt von den individuellen Anforderungen ab – allen voran die Raumgröße. Für den Einzelarbeitsplatz tut es möglicherweise der ohnehin vorhandene Monitor des Notebooks oder Desktop-PCs, bei der Ausstattung eines Konferenzraums kommen LCD-Displays, Digitale Whiteboards oder LED-Videowände zum Einsatz. Wichtig ist dabei immer, auf Augenhöhe mit seinem Gegenüber zu bleiben: Notebookständer und Standfüße für Monitore verhindern unerwünschte Einblicke in Nasenlöcher und den Eindruck, „von oben herab“ zu wirken.

Wer sich nicht auf integrierte Kamera seines Notebooks oder Desktop-PCs verlassen möchte, setzt auf hochwertige Webcams. Im Gegensatz zur eingebauten Variante sind diese von deutlich besserer Qualität, lassen sie sich flexibel positionieren und ermöglichen so Alternativen zur Frontalansicht oder die Erfassung kompletter Personengruppen. Im zweiten Fall wird die Kamera weiter von den aufgenommenen Personen entfernt aufgestellt und benötigt daher neben einem Stativ unbedingt die Möglichkeit zur Fernbedienung. Wer sich frei im Raum bewegen möchte, setzt auf eine Kamera, die Gesichter erkennt und/oder den Bewegungen im Raum folgt. Damit das Bild dabei scharf und ruckelfrei übertragen wird, benötigt sie eine entsprechend hohe Auflösung und sollte mindestens 30 Bilder pro Sekunde aufnehmen. Höherwertige Modelle ermöglichen das Nachjustieren von Farben, Kontrast und Belichtung.

3. Raumgestaltung

Einer der meistverbreiteten Fehler bei der Vorbereitung von Videokonferenzen ist die Vernachlässigung der Gesprächsumgebung. Die modernste technische Ausstattung kann ihre Wirkung nicht entfalten, wenn Beleuchtung, Sitzarrangement oder Raumakustik nicht stimmen.

Bei der Farbwahl empfiehlt es sich, auf gedeckte Töne wie Blau, Grau oder Beige zu setzen. Gemusterte oder reinweiße Hintergründe sind anstrengend für die Augen, idealerweise wird ein geringer Kontrast zwischen Vorder- und Hintergrund angestrebt. Das gilt auch für virtuelle Hintergründe: Zu viele Informationen lenken vom Sprechenden ab.

Das Licht sollte von vorne auf den* die Sprechende*n fallen und dabei möglichst keine Schatten werfen. Das lässt sich am besten durch diffuses Licht aus mehreren indirekten Quellen oder einem großflächigen Streulicht erreichen. Unerwünschte zusätzliche Lichteffekte werden durch den Verzicht auf spiegelnde Oberflächen (von Möbeln, Monitoren oder Bildern) im Kamerawinkel verhindert.

Sind mehrere Personen an einer Videokonferenz beteiligt, sollte eine Sitzordnung gewählt werden, die allen Beteiligten eine uneingeschränkte Sicht in die Kamera und auf das Display ermöglicht. Das Mikrofon befindet sich idealerweise gleich weit von sämtlichen Beteiligten entfernt – parabolische oder halbkreisförmige Tische sind dafür am besten geeignet.

Für einen möglichst störungsfreien Ablauf des Online-Meetings sollten sämtliche störenden Hintergrundgeräusche (durch offene Fenster, laufende Drucker oder Klimaanlagen) ausgeschaltet werden. Mit schallabsorbierenden Schaumstoffplatten lässt die Raumakustik sich zusätzlich optimieren, gegebenenfalls ist auch die Installation einer Raum-in-Raum-Lösung in Form einer Konferenz-Box sinnvoll.

4. Kleidung

Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck – das gilt auch für Videokonferenzen. Auch im Homeoffice gilt der branchenübliche Dresscode: Der Respekt vorm Gegenüber gebietet es, sich genauso zu kleiden, wie man es auch im Büro oder bei einem Geschäftstermin machen würde.

Bei der Wahl der Farben gilt dasselbe wie schon bei der Raumgestaltung (siehe Punkte 3): Auch hier sollte der Kontrast nicht zu groß sein, ein schwarzer Pulli vor einer weißen Wand wirkt sehr hart und ist eine Herausforderung für die Augen der Gesprächspartner*innen. Gedeckte Farben oder Pastelltöne sind hier die richtige Wahl. Unbedingt vermieden werden sollten kleingemusterte Kleidungsstücke: Winzige Karos und feine Streifen irritieren die Kamera und führen zu einem Flimmereffekt.

Übrigens: Nur den Oberkörper vorzeigbar zu kleiden und untenrum lediglich Boxershorts zu tragen ist keine gute Idee. Wer unvorhergesehen den Raum verlassen oder etwas vom Boden aufheben muss, bringt sich schnell in eine unangenehme Situation.

5. Datenübertragung

Wohl jede*r hat schon Videokonferenzteilnehmende erlebt, die ihre Kamera ausgeschaltet haben, damit ihre Leitung nicht vollkommen zusammenbricht. Noch störender sind ruckelnde oder einfrierende Bilder und eine gehäckselte Sprachübertragung. Wer Peinlichkeiten dieser Art vermeiden möchte, prüft vor der ersten Videokonferenz die Belastbarkeit seines Internetzugangs und passt gegebenenfalls die Leitung daran an. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, zieht ein LAN-Kabel dem WLAN vor und nimmt mit Smartphone oder Tablet immer via WLAN (statt über das Mobilfunknetz) an Videokonferenzen teil.

 

Dieser Text stammt von:

Constanze Wolff, Brandstifterin
Texterin | PR-Beraterin | Social-Media-Expertin | (Online-)Trainerin
Entflammt Marken und Menschen.
www.constanzewolff.de